Procedura de raportare internă aplicabilă la nivelul REEA (avertizare de integritate prin canalele interne ale Reea)

Prezenta procedură se aplică în concordanță cu Legea nr. 361/2022 privind protecția avertizorilor în interes public și stabilește procedura de raportare internă aplicabilă la nivelul REEA.

Scopul acestui document este de a oferi informații persoanelor care doresc să raporteze încălcări efective sau potențiale ale legii care s-au produs sau sunt susceptibile să se producă în cadrul Reea. Denumire acestor persoane în legislație este de „avertizori în interes public”, iar pe parcursul acestui document îi vom denumi „Avertizor/i”.

Avertizorii pot fi: salariați ai Reea; persoane care desfășoară o activitate independentă, în înțelesul articolului 49 din Tratatul privind Funcționarea Uniunii Europene și au contracte de colaborare cu Reea;voluntari sau stagiari în cadrul Reea;orice persoană care lucrează sub supravegherea şi conducerea contractanților, subcontractanților și furnizorilor Reea; persoanele ale căror raporturi de muncă nu au început încă şi care efectuează raportări privind încălcări ale legii obţinute în timpul procesului de recrutare sau altor negocieri precontractuale sau în cazul în care raportul de muncă sau raportul de serviciu a încetat; persoanele care raportează sau dezvăluie public informaţii privind încălcări ale legii în mod anonim.

Sesizările se pot referi, spre exemplu, la: diverse infracțiuni, nerespectarea legislației contabile, practici discriminatorii sau hărțuire, încălcări ale legii privind concurența, protecția mediului, drepturile omului.

Precizăm că această procedură nu este aplicabilă pentru: conflictele de muncă (conflictele dintre salariaţii Reea şi Reea privind interesele cu caracter economic, profesional sau social ori drepturile rezultate din desfăşurarea raporturilor de muncă) și nici pentru depunerea unei cereri sau solicitări, în temeiul Regulamentului GDPR, în calitate de persoană vizată. Pentru aceste din urmă solicitări, vă rugăm să consultați Politica privind prelucrarea datelor afișată pe site-ul reea.net.

Avertizarea în interes public poate contribui la dezvoltarea companiei, fiind încurajată. Dacă intenționezi să sesizezi o abatere, te rugăm să citești mai jos Procedura Reea privind raportarea internă și detalii despre drepturile avertizorilor.

Prezenta procedură se publică pe site-ul reea.net și se afișează la sediul Reea.

1. Cum poți formula în general avertizări de integritate?

1.1. Legea 361/2022 oferă trei modalități pe care avertizorul le poate folosi pentru a beneficia de protecția legii: (i) raportare internă adresată companiei, (ii) raportare externă şi (iii) divulgare publică.

1.2. Mai jos detaliem cum poți sesiza potențiale încălcări ale legii în cadrul Reea prin raportarea internă sau cea externă și ce reprezintă divulgarea publică.
    a) raportare internă semnifică comunicarea de informații referitoare la încălcări ale legi prin mijloace puse la dispoziţie de către Reea, adică prin canalele interne de raportare ale Reea. Prezentul document detaliază modul de funcționare a raportării interne.
    b) raportare externă semnifică comunicarea de informații referitoare la încălcări ale legi  prin canele externe de raportare, către: (i) autorităţile şi instituţiile publice care, potrivit dispoziţiilor legale speciale, primesc şi soluţionează raportări referitoare la încălcări ale legii, în domeniul lor de competenţă; (ii) Agenția Națională de Integritate (ANI); (iii) alte autorități și instituții publice cărora ANI le transmite raportările spre competentă soluționare.
    c) divulgarea publică semnifică comunicarea informațiilor în spaţiul public. Pentru ca avertizorul să beneficieze de protecția legii, trebuie îndeplinită una dintre următoarele condiţii: (i) Avertizorul a raportat mai întâi intern şi extern sau direct extern, însă consideră că nu au fost dispuse măsuri corespunzătoare într-un termen de 3 luni de la primirea raportării (6 luni în cazurile justificate) sau (ii) avertizorul are motive întemeiate să considere că: (a) încălcarea poate constitui un pericol iminent sau evident pentru interesul public sau riscul unui prejudiciu care nu mai poate fi remediat sau (b) în cazul raportării externe există un risc de represalii sau o probabilitate redusă că încălcarea să fie remediată în mod eficace, având în vedere circumstanţele specifice ale raportării.

1.3. La alegerea canalului de raportare, avertizorul poate lua în considerare aspecte precum:
    a) existența riscului de represalii, în cazul raportării prin canalele interne;
    b) imposibilitatea remedierii încălcării în mod eficace prin intermediul canalelor interne de raportare.

2. Cum și unde se poate depune o raportare internă?

2.1. Raportările interne (avertizări de integritate realizate prin canalul intern de raportare) se pot depune în scris în format electronic, prin poștă electronică la adresa de e-mail securizată integritate.reea@proton.me, menționând în titlul e-mailului ”Raportare integritate”.

2.2. În cazul în care avertizorul solicită ca raportarea să aibă loc față în față în prezenţa Persoanei Desemnate, aceasta din urmă are obligaţia de a întocmi un proces-verbal de consemnare, într-o formă durabilă şi accesibilă, sub rezerva consimţământului avertizorului. Persoana Desemnată oferă avertizorului posibilitatea de a verifica, de a rectifica şi de a-şi exprima acordul cu privire la procesul-verbal al conversaţiei, prin semnarea acestuia. În cazul în care avertizorul nu îşi exprimă consimţământul pentru transcrierea sau înregistrarea conversaţiei, acesta este îndrumat să raporteze în scris prin e-mail la adresă de e-mail dedicată.

2.3. Accesul la adresa de e-mail este acordat doar persoanei desemnate să soluționeze raportările, denumită Persoana Desemnată. Corespondența pe această adresă de e-mail se realizează doar între avertizori și Persoana Desemnată.

2.4. În activitatea de investigare și soluționare a raportărilor interne primite, Persoana Desemnată nu este subordonată niciunei persoane din cadrul sau din afara Reea, nu primește instrucțiuni de la nicio persoană, indiferent de calitatea și funcția acesteia. 

2.5. Raportările interne sunt analizate și soluționate în mod obiectiv, indiferent de convingerile și interesele Persoanei Desemnate.

2.6. În funcție de specificul și complexitatea încălcării raportate, Persoana Desemnată poate implica și alte persoane din cadrul Reea sau consultanți ai Reea, care au obligația de a păstra confidențialitatea informațiilor primite, în vederea examinării raportării și efectuării de acțiuni subsecvente. 

2.7. În termen de cel mult 7 zile calendaristice de la primirea sesizării, Persoana Desemnată confirmă primirea acesteia. De asemenea, avertizorul va fi informat cu privire la acțiunile subsecvente realizate în legătură cu sesizarea sa.

3. Ce trebuie să conțină o raportare internă? 

3.1. Raportarea internă poate fi anonimă sau Avertizorul își poate indica numele și datele de contact. 
    a) În cazul în care Avertizorul alege să comunici datele sale de identificare, raportarea va cuprinde, cel puţin, următoarele: numele şi prenumele, datele de contact ale Avertizorului, contextul profesional în care au fost obţinute informaţiile, persoana vizată, dacă este cunoscută, descrierea faptei susceptibile să constituie încălcare a legii în cadrul Reea şi, după caz, probele în susţinerea raportării, data şi semnătura, după caz.
    b) În cazul în care Avertizorul alege să comunice o raportare anonimă, raportarea va cuprinde doar: contextul profesional în care au fost obţinute informaţiile, persoana vizată, dacă este cunoscută, descrierea faptei susceptibile să constituie încălcare a legii în cadrul Reea şi, după caz, probele în susţinerea raportării, data.

3.2. Raportarea formulată în mod anonim se examinează şi se soluţionează în măsura în care conţine indicii referitoare la încălcări ale legii.

4. Investigarea Raportărilor

4.1. Persoana Desemnată realizează o primă analizează a raportării interne pe bază informațiilor puse la dispoziție de Avertizor.

4.2. Persoana Desemnată poate investiga raportarea dacă aceasta conține suficiente sau dacă poate  obține mai multe detalii după caz. În acest sens, Persoana Desemnată poate solicita Avertizorului să furnizeze detalii. 

4.3. Dacă Raportarea nu determină o investigație elaborată, precum ar fi cercetare disciplinară sau sesizarea autorităților competente, Persoana Desemnată va evalua ce alte măsuri sunt potrivite în situația dată.

4.4. Dacă Raportarea determină o investigație elaborată, precum ar fi cercetare disciplinară sau sesizarea autorităților competente, investigația se va realiza în acord cu regulile interne ale Reea și legislația în vigoare.

4.5. Pe tot parcursul procesului de analiză a Raportării, Persoana Desemnată acționează în mod diligent și informează Avertizorul cu privire la stadiul raportării în termen de cel mult 3 luni de la data confirmării de primire sau, în cazul în care nu i s-a confirmat primirea raportării, de la expirarea termenului de 7 zile de la primirea Raportării, precum şi ulterior, ori de câte ori sunt înregistrate evoluţii în desfăşurarea acţiunilor subsecvente, cu excepţia cazului în care informarea ar putea periclita desfăşurarea acestora.

4.6. Persoana Desemnată informează (i) Avertizorul și (ii) conducerea Reea cu privire la modalitatea de soluționare a raportării. 

4.7. Prevederile prezentei politici privind procedura internă de raportare se completează cu dispozițiile legislației în vigoare și cu alte reguli interne aplicabile în cadrul Reea.

5. Clasarea raportărilor interne

5.1. Raportarea internă se clasează atunci când:
    a) nu conţine elementele prevăzute în Secțiunea 3 de mai sus, altele decât datele de identificare a Avertizorului, iar Persoana Desemnată a solicitat completarea acesteia în termen de 15 zile, fără ca această obligaţie să fie îndeplinită. 
    b) raportarea este transmisă anonim şi nu conţine suficiente informaţii referitoare la încălcări ale legii, care să permită analizarea şi soluţionarea raportării, iar Persoana Desemnată a solicitat completarea acesteia în termen de 15 zile, fără ca această obligaţie să fie îndeplinită.
    c) în cazul în care o persoană face mai multe raportări cu acelaşi obiect, acestea se conexează, Avertizorul urmând să primească o singură informare. Dacă după trimiterea acesteia se primeşte o nouă raportare cu acelaşi obiect, fără a prezenta informaţii suplimentare care să justifice o acţiune subsecventă diferită, aceasta se clasează.
    d) Persoana Desemnată poate decide încheierea procedurii dacă după examinarea raportării se constată că este o încălcare în mod clar minoră şi nu necesită acţiuni subsecvente suplimentare, altele decât închiderea procedurii. Această prevedere nu aduce atingere obligaţiei de a păstra confidenţialitatea, de a informa Avertizorul şi nu aduce atingere nici altor obligaţii sau altor proceduri aplicabile de remediere a încălcării raportate.

5.2. Soluţia de clasare se comunică Avertizorului, cu indicarea temeiului legal, în toate cazurile de mai sus.

6. Principiul bunei-credințe

6.1. Sesizarea cu rea-credință nu reprezintă avertizare de integritate. Prin sesizare cu rea-credință se înțelege acea sesizare cu privire la o faptă despre care Avertizorul știe că nu este reală. Simpla neconfirmare a unei sesizări nu echivalează cu considerarea raportării ca fiind formulată cu rea-credință.

6.2. Dacă Avertizorul a acționat cu bună-credință, adică a avut motive să creadă că s-a produs o încălcare a legii în cadrul Reea, dar investigarea ulterioară infirmă acest lucru, Avertizorul este ocrotit de lege.

6.3. Cu toate acestea, dacă Avertizorul raportează o situație despre care știe că nu este reală, această faptă reprezintă contravenţie ce se sancţionează de lege cu amendă, dacă fapta nu a fost săvârşită în astfel de condiţii încât să fie considerată infracţiune.

6.4. Totodată, sesizarea cu rea-credință a unor fapte neadevărate poate fi sancționată în cadrul Reea. Folosirea în mod abuziv sau cu rea-credință a canalului de raportare internă reprezintă o încălcare a regulilor de conduită aplicabile la nivelul Reea, fiind considerată abatere disciplinară și va atrage consecințele conform prevederilor legale aplicabile.

7. Evidența raportărilor interne

7.1. Raportările interne se înscriu într-un registru electronic, care cuprinde data primirii raportării, numele şi prenumele, datele de contact ale Avertizorului (dacă sunt cunoscute), obiectul raportării şi modalitatea de soluţionare. Raportările se păstrează de către Reea timp de 5 ani de la data soluționării. 

8. Confidențialitate

8.1. Persoana Desemnată să soluţioneze raportarea internă are obligaţia de a nu dezvălui identitatea Avertizorului şi nici informaţiile care ar permite identificarea directă sau indirectă a acestuia, cu excepţia situaţiilor următoare:
     a) în cazul în care Persoana Desemnată are consimţământul expres al Avertizorului.
     b) în cazul în care Avertizorul a dezvăluit în mod intenţionat identitatea sa în contextul unei divulgări publice;
     c) identitatea Avertizorului şi orice altă informaţie pot fi divulgate numai în cazul în care acest lucru este o obligaţie impusă de lege, cu respectarea condiţiilor şi a limitelor prevăzute de aceasta.

8.2. Totodată, este protejată identitatea terților menționați în raportare și și este interzis accesul altor persoane neautorizate la raportarea formulată.

8.3. Informaţiile din cuprinsul raportărilor care constituie secrete comerciale nu pot fi utilizate sau divulgate în alte scopuri decât cele necesare soluţionării raportării.

8.4. Obligaţia de a păstra confidenţialitatea se menţine şi în cazul în care raportarea internă ajunge din eroare la o altă persoană din cadrul Reea, alta decât Persoana Desemnată. În acest caz, raportarea este înaintată, de îndată, Persoanei Desemnate.

9. Cum sunt protejați Avertizorii și persoanele apropiate acestora?

9.1. Avertizor, în înțelesul legii, este persoana care în context profesional a efectuat o raportare sau divulgare a unor informații pe care le considera adevărate la momentul raportării.

9.2. Avertizorul, odată ce are această calitate în viziunea legii, dobândește mai multe drepturi:
     a) Interdicţia represaliilor asupra sa, dispuse în considerarea raportării sau a divulgării publice, cum ar fi sancțiunile disciplinare sau discriminare. Avertizorul poate contesta măsurile dispuse împotriva sa printr-o cerere adresată instanţei competente, în funcţie de natura litigiului, în a cărei circumscripţie teritorială acesta îşi are domiciliul, putând beneficia, la cerere, de asistență judiciară gratuită;
     b) Dreptul de a fi informat cu privire la sesizarea sa, în condițiile legii;
     c) Dacă Avertizorul a efectuat o raportare sau divulgare publică în condiţiile legii şi a avut  motive să creadă că raportarea sau divulgarea a fost necesară pentru dezvăluirea unei încălcări a legii, avertizorul nu încalcă dispoziţiile legale sau clauzele contractuale privind divulgarea de informaţii şi nu răspunde pentru raportarea sau divulgarea publică a unor astfel de informaţii; 
     d) Avertizorul care dobândeşte sau accesează date şi informaţii de care are cunoştinţă în virtutea atribuţiilor de serviciu sau a raporturilor de muncă nu răspunde dacă accesarea sau dobândirea are ca scop raportarea sau dezvăluirea publică a unei încălcări a legii, iar raportarea sau divulgarea publică s-a efectuat în condiţiile legii. 
     e) În cazul în care o persoană raportează sau divulgă public informaţii referitoare la încălcări ale legii în condiţiile legii şi aceste informaţii includ secrete comerciale, o astfel de raportare sau divulgare publică este considerată legală 
     f) Persoanele care au efectuat o raportare sau divulgare publică în condiţiile legii au dreptul la repararea integrală a prejudiciului suferit ca urmare a raportării sau divulgării publice.
     g) ANI oferă avertizorilor asistenţă în legătură cu protecţia acestora împotriva represaliilor în faţa oricărei autorităţi.
     h) La solicitarea Avertizorului cercetat disciplinar ca urmare a raportării interne, externe sau divulgării publice, comisiile de disciplină au obligaţia de a invita presa şi un reprezentant și un reprezentant al Reea. Anunţul se face prin comunicat pe website-ul Reea cu cel puţin 3 zile lucrătoare înaintea şedinţei, sub sancţiunea nulităţii raportului şi a sancţiunii disciplinare aplicate.

9.3. Măsurile de protecție și reparatorii prevăzute de lege se aplică și: persoanelor care asistă Avertizorul în procesul de raportare; colegilor sau rudelor Avertizorului; persoanele juridice deținute de Avertizor sau cu care Avertizorul colaborează.

10. Prelucrarea și protecția datelor cu caracter personal

10.1. Prelucrările de date cu caracter personal efectuate în temeiul Legii nr. nr. 361/2022 se realizează potrivit dispoziţiilor Regulamentului (UE) 2016/679 (cunoscut sub numele de GDPR) şi Legii nr. 363/2018.

10.2. Datele cu caracter personal care nu sunt necesare pentru soluționarea unei anumite raportări nu se colectează sau, dacă sunt colectate în mod accidental, se șterg.

10.3. Operatorul datelor cu caracter personal este  în acest caz REEA SRL, societate comercială organizată și funcționând în conformitate cu legile din România, cu sediul social în Mun. Târgu-Mureș, Piața Republicii nr. 41, jud. Mureș, România, Cod poștal 540110, înregistrată în Registrul Comerțului sub numărul J26/628/1998, având codul de identificare fiscală RO10966500.

10.4. Persoanele ale căror date sunt prelucrate în legătură cu avertizările de integritate sunt avertizorii și persoanele apropiate acestora, astfel precum ele sunt indicate în Secțiunea 3 a prezentului document, persoanele fizice menționate în raportare sau alte persoane care sunt implicate în investigație.

10.5. Categoriile de date cu caracter personal sunt, în general, numele şi prenumele, datele de contact ale persoanelor vizate, funcția, alte date oferite de avertizor sau de facilitatorii avertizorului. 

10.6. Temeiul prelucrării îl reprezintă îndeplinirea obligațiilor legale ale Reea impuse prin Legea 361/2022.

10.7. Datele personale la care Reea, prin persoanele implicate, are acces ca urmare a raportărilor de integritate primite se stochează în siguranță pe servere situate în Uniunea Europeană. 

10.8. Reea păstrează datele personale prelucrate ca urmare a raportării interne pentru o perioadă de 5 ani de la data soluționării, conform obligațiilor legale în materie. După expirarea perioadei de păstrare de 5 ani, acestea se distrug, indiferent de suportul pe care sunt păstrate.

10.9. Potrivit legislației aplicabile, personale vizate au drepturile menționate în Politica privind prelucrarea datelor personale, politică detaliată într-un document distinct disponibil pe site-ul Reea.