Les documents de l’étagère en quelques clics : DMSVault et Archiero (2ème Partie)

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Comment Arhiero complète il le système DMSVault ?

Si DMSVault a l’atout des gestions rapides des documents, l’archivage avec Arhiero a l’atout supplémentaire de la sécurité et la garantie de conservation des documents. „Personne ne pense que lorsqu’au moment où, par exemple, on transfert des données d’un ordinateur à un autre, si on fait changer le serveur ou on change le disque, certains documents peuvent être altérés et peuvent être perdus. Au-delà du fait que nous les avons et que nous les stockons et qu’il est possible d’y accéder plus rapidement, nous avons besoin d’un système où il est possible de les déposer et de savoir que là, quoi qu’il arrive dans l’entreprise locale, ils seront conserver pendant 50 ou 70 ans,  quelque soient les phénomènes de vieillissement des matériaux dont sont faits les disques durs, ce que vous ne pouvez pas vraiment faire ou contrôler dans une petite entreprise, où l’on sait très bien que les outils sont renouvelés tous les 10 ans, 15 ans, personne ne fait un plan de maintenance pour les équipements pour savoir quelle est leur durée de vie, dans combien de temps il faut les renouveler ”, a souligné Cornel Alexa.

Comment choisir et combien ça coûte ?

En principe, la gestion des documents sera faite par DMSVault, et le dernier traitement du document, son archivage électronique, sera fait avec Arhiero. Comment choisissons-nous où placer les documents dans ces deux produits et duquel nous avons besoin ? Cela nous est également expliqué par Cornel Alexa : „ La réponse ici serait l’équilibre entre la fréquence à laquelle vous accédez aux documents et la période pendant laquelle la loi vous oblige à les conserver. Il y a des entreprises qui ne survivent pas 20 ou 30 ans sur le marché, ou bien certains documents doivent être conservés pendant 50 ou 70 ans. Actuellement ils sont conservés sur support papier, 5 ans après ou quand ils ne sont plus utilisés, ils sont habituellement déposés dans un archivage classique, dans un entrepôt. De plus l’Etat prend en charge les frais. Si vous êtes une petite entreprise et, de ce point de vue, vous voulez vous assurer de la conservation de vos documents sur une longue période et de ne pas régulièrement les déplacer, de ne plus avoir de problème avec le papier, là où la loi permet la dématérialisation des documents, c’est alors qu’ils peuvent être déposés aux archives électroniques, sachant que le nouveau code fiscale, par exemple, envisage cet aspect financier.”

Les dépenses entrainées pourraient être comparées à celles d’un abonnement de téléphonie mobile.

Comment déterminer le coût final ?

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Cornel Alexa, specialist în managementul documentelor și senior project manager

Il y a deux parties, un abonnement fixe et un coût variable. Cornel Alexa donne tous les détails : „Il y a deux parties principales : un prix fixe d’accès, qui est en généralement négocié et peut être entre 20 et 50 euros, ce qui est un tarif mensuel et est payé tant que la société maintient son contrat avec nous pour l’accès aux documents et à la délivrance de documents des archives. Pour ce prix, il n’y a pas de limite dans le nombre de documents, vous pouvez les extraire tout est autant que le système fonctionne et que vous y avez accès. La deuxième partie fait référence au stockage. Ici, chaque entreprise paie l’espace occupé et la durée, à la fin d’un mois calendaire. Donc, si pendant un mois, par exemple, 10 documents sont déposés pour une période de 5 ans, vous allez payer à la fin de ce mois pour l’espace de stockage utilisé pour ce nombre de documents et pour la période de 5 ans. Cela nous permet en tant qu’archiveur, en vertu des lois en vigueur, de conserver les documents dans les archives, même si nous sommes privés, parce qu’ils ont été payés à l’avance pour toute la période, indépendamment du fait que l’entreprise ait mis fin au contrat avec l’archiveur”.

Lisez la première partie de l’article ici.

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