Les documents de l’étagère en quelques clics : DMSVault et Archiero (1ère Partie)

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À l’ère du numérique, la vitesse et la facilité avec lesquelles circulent l’information ont apporté des bénéfices pour les activités économiques.
La montagne de documents qu’une entreprise peut arriver à produire dans un temps relativement court, peut maintenant être numérisés et stockés “à portée de main”, c’est-à-dire en quelques clics, en utilisant le système DMS (Document Management System) et l’archivage électronique. Parce que Reea a deux de ces produits, nous avons discuté avec Cornel Alexa, spécialiste de la gestion de documents, qui a coordonné le développement des produits DMSVault et Arhiero. Qu’avons-nous appris ?

La gestion des documents

CornelAlexa
Cornel Alexa, specialist în managementul documentelor și senior project manager

Cornel Alexa, spécialiste de la gestion des documents et chef de projet senior.
DMSVault est un produit qui aide une entreprise, que ce soit de 1, 2, 5 ou 5.000 employés, pour gérer le flux de documents. Le système peut fournir par une entrée unique le flux de milliers de documents que vous avez sous la main à tout moment en quelques clics. „ Pratiquement, c’est un système qui maintient les documents sous la main tout en offrant un temps d’intervention très court. De plus, il offre la possibilité de créer des flux de documents, de créer différentes méthodologies de travail qui établissent clairement quelles sont les personnes responsables pour quelle opération et le système de gestion garantit que le document passe par toutes les étapes définies au préalable dès l’entrée dans le système jusqu’à la dernière étape, qui peut être, par exemple, l’archivage dans système du genre Arhiero”, dit Cornel Alexa.

Dernière étape, l’archivage

La loi roumaine permet désormais que des documents produits par une entreprise puissent être également archivés électroniquement. Par conséquent, la dernière étape de gestion des documents, à savoir leur archivage, peut être également électronique. C’est ici qu’intervient le service Arhiero qui est complémentaire et compatible avec DMSVault, étant une solution d’archivage électronique certifiée. Pourquoi est-ce que l’autorisation d’Arhiero est-elle importante ? Parce que même s’il n’y a pas de lois fixant les règles pour la gestion des documents et que le stockage des documents se fait sur les disques durs de l’entreprise, les choses sont différentes dans le cas de l’archivage électronique – les lois sont plus strictes, l’archivage se fait dans des milieux autorisés par l’Etat, et non pas sur les ordinateurs de l’entreprise. Cornel Alexa nous explique : „Arhiero est un système d’archivage de documents sur du long terme, créé conformément à la législation en vigueur sur l’archivage électronique et qui correspond à toutes les exigences imposées par les autorités nationales. Concrètement, c’est une solution soft que nous avons créée, personnalisée et qui respecte la loi à la lettre, exactement comme l’exige le processus d’accréditation des archives électroniques autorisées en Roumanie. ”

Quelles garanties supplémentaires, requises par la loi, apporte Arhiero ?

Concrètement, il est question du transfert des responsabilités pour la conservation des archives électroniques des épaules de la société, sur les épaules de la société d’archivage électronique autorisée. Cela signifie que les documents, même s’ils peuvent être consultés à partir des ordinateurs de la société, sont en fait stockés dans un centre d’archivage électronique autorisé. De plus, dit Cornel Alexa, il est également question de l’aspect juridique : „ Avec l’archive numérique sur Arhiero, la signature numérique est obligatoire. Donc, tout document, avant d’être placé dans l’archive, est signé par le propriétaire et, sur la base de la signature, nous authentifions cette personne dans le système, nous acceptons le document, nous le contresignons à nouveau, il y a donc deux signatures, ce n’est qu’ensuite qu’il est stocké. L’extraction du document de l’archive, peut être faite en principe à tout moment si vous en voulez un exemplaire, signé à nouveau à la date demandée, ce qui lui donne de fait, et ce parce que nous sommes accrédités et contrôlés par l’Etat, un cadre juridique. Sur la base de ces signatures, il est concrètement possible de déterminer que le document n’a pas subi de modification (…) Une autre raison est que, grâce à ce processus d’accréditation, l’État garantie que ceux qui créent ou gèrent des systèmes comme celui là répondent aux exigences en termes de stockage à long terme, en assurant la confidentialité des documents, la récupération des documents en cas de sinistre. Il y a même une assurance. ”

Lisez la deuxième partie de l’article ici.

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