1. Elektronikus archiválás Romániában
Az elektronikus archiválás elsősorban a dokumentumok gyors és könnyű rendszerezésére alkalmas. Gyakorlatilag, ez egy olyan elektronikus rendszerező és tároló rendszer, amelyet bármelyik cég hatékonyan használhat. A dokumentumok archiválása, a cég tevékenységétől függően, bonyolult is lehet.
Romániában is érvényes az elektronikus archiválás törvénye, amely felhatalmazza a jogi és természetes személyeket, hogy a dokumentumokat ilyen formában, speciális körülmények között tárolják és rendszerezzék. A helyi, tehát cégen belüli archiválás mellett, a jogi és természetes személyek, egy minősített platformra kifejlesztett, külső adattároló szolgáltatást is igénybe vehetnek, a 135/2007 Törvény értelmében.
A törvény tulajdonképpen az adattárolás helyét határozza meg. Az adatok csakis Románia területén tárolhatók, tehát a határon túli archiválás ideiglenesen sem engedélyezett. Ezek a dokumentumok nem hagyhatják el Románia területét. A szerverek és az adattároló rendszerek egy akkreditált, elektronikus archiválásra létesített, Románia területén levő központban lehetnek. Romániában is létesültek minősített adatközpontok. A mi központunk is az Információs Társadalom Minisztériuma által akkreditált, amely természetesen aláveti magát az iratok biztonságos tárolását követő, hivatalos és periodikus ellenőrzéseknek.
2. Hogyan működik az elektronikus archiválás?
Az elektronikus archiválás akkor kötelező, ha elektronikus formátumban vannak kiadva olyan dokumentumok, mint például az Adó- és Pénzügyi Hivatalhoz intézett deklarációk vagy az alkalmazottak illetmény jegyzékei. Az archiválást nem végezheti a cég, hanem csakis az archiválás törvénye értelmében felhatalmazott szolgáltató. Az archiválásba beletartozik a dokumentumok elektronikus formában való aláírása is, amely természetesen garantálja a dokumentumok hitelességét. A szolgáltató által kiadott e-aláírás ugyanolyan jogi értékkel rendelkezik, mint kézírás és a klasszikus pecsét. Az e-aláírással aláírt iratok hitelesek, tehát nincs szükség a dokumentumok fénymásolt példányának megőrzésére és tárolására.
Bármilyen dokumentum elektronikusan archiválható. A dokumentum megnevezés használata valójában helytelen, hiszen egy elektronikus rendszerről beszélünk, ahol a tárolt információ fájlokban történik, melyeknek több típusa ismeretes: audió és média, illetve szöveg alapú fájlok, mint például a .rtf, .doc. .odt, vagy .pdf. Bármilyen formátumú fájl archiválható.
Az archívum tárhelyének nagysága korlátolt. 4 GB információ tárolható a rendszerben, amely két-három órás, jó minőségű videofelvétel feltöltésének felel meg. A törvény előírja, hogy az archívum összes fájlját digitális aláírással kell bejegyezni, a videofelvételeket is beleértve.
A tulajdonos, saját elektronikus aláírása révén garantálja nekünk, a szolgáltatónak, hogy az archiválandó dokumentumok hitelesek és érvényesek. Ez tulajdonképpen az archiválási folyamat ellenőrzése. Miután megállapítottuk, hogy a rendszerbe feltöltött fájlok autentikusak, mi szolgáltatói minőségben aláírásunkkal jelezzük a dokumentumok átvételét. Utólag, ha bizonyos iratokat ki kell venni az adattárból, egy másodlagos aláírásra van szükség, amelyben a szolgáltató, azaz mi garantáljuk, hogy a szóban forgó dokumentum nem szenvedett semmiféle módosítást az archívumban tárolt idő alatt, tehát autentikus.
3. A Reea elektronikus archiválása
A Reea által kidolgozott archiválási megoldás akkreditált, tehát minden szempontból megfelel az érvényes jogszabályoknak. Az archívumunk neve: www.arhiero.ro. Ezen a honlapon találnak az érdeklődök részletes információt az archiválással kapcsolatosan, illetve fel is vehetik velünk a kapcsolatot.
Archiváló szolgáltatásokat nyújt még rajtunk kívül néhány vállalkozás. Létezik egy, az Információs Társadalom Minisztériuma által kiadott regiszter, ahová minden olyan vállalkozás be van jegyezve, amely minősített archiválási szolgáltatásokat nyújt Romániában. Hét-nyolc ilyen jellegű cég van jelenleg hivatalosan bejegyezve, amely közül csupán csak kettő-három foglalkozik a kisvállalkozók dokumentumainak leltározásával. Ezek szerint, a többiek csak nagyméretű vállalkozások adattárolásával foglalkoznak. Mi olyan megoldásokat dolgoztunk ki, amelyek kimondottan a kis és közepes méretű vállalkozásoknak nyújtanak segítséget.
Az adattárolás folyamata direkt módon is történhet, a cégünkön keresztül, ahol mi töltjük be az alvállalkozó szerepet. Az elektronikus archiválást igénylő klienseknek szükségük van egy elektronikus bizonyítványra, amelyet a romániai szolgáltatóktól szerezhetnek be. Minden cég és vállalkozás tulajdonában van egy ilyen bizonyítvány, hiszen ezt használja mindenki az Adó- és Pénzügyi Hivatalhoz intézett deklarációk letételéhez. Tulajdonképpen minden dokumentum ennek a bizonyítványnak az alapján kerül aláírásra, ha digitális aláírást használunk, és metaadatokkal, azaz olyan lényeges információkkal egészül ki, mint a kiadás dátuma, a dokumentum tulajdonosa vagy a kiadó neve. Minden irathoz kulcsszavakat is csatolunk, mielőtt ezek bekerülnek be az adattárba. Technikailag ez egy olyan, kizárólag e célra kidolgozott szoftverrel hozható létre, amely X személyt felhatalmazza arra, hogy egy bizonyos iratot aláírjon és archiválásra küldje.
A másik út az iratok archiválására az integráció, azaz a cég belső könyvelési és menedzsment szoftverjein keresztül való irat- és adattárolás. Teljes mértékben megbízható, és amint az iratra felkerül az elektronikus aláírás, máris bejegyezhető az adattárba.
4. Az elektronikus archiválás fontossága és költségei
Elsődleges célunk a dokumentumok hosszú távon való biztonságos tárolása. Mindnyájan tudjuk, hogy a papírt csak speciális körülmények között tárolhatjuk. A klasszikus leltározó szolgáltatásokat nyújtó vállalkozásoknak is vannak bizonyos kiadásaik. Egyetlen iratnak az archívumból való kivonata is bizonyos szabályok betartását feltételezi, mellesleg időigényes folyamat.
Az akkreditált elektronikus leltározás előnye, hogy bármilyen irat másodpercek alatt fellelhető az adattárban. A leltározott iratok a bíróságon is használhatók, amennyiben bírósági ügyekre vagy jogi procedúrákra kerülne sor. Elméletileg a tárgyalóteremből is igényelni lehet bármilyen elektronikusan leltározott irat kivonatát.
Ezek mellett természetesen sokkal gazdaságosabb, hiszen nincs szükség a papír szállítására vagy konkrét megkeresésére, nem beszélve arról, hogy mennyire környezetbarát megoldás. Tehát, többszörös előnyei azonnal szembetűnnek, ha összehasonlítjuk a hagyományos leltározással.
Az archiválás költségei hosszú távon igencsak alacsonyak a klasszikus leltározással szemben. Gondoljunk csak arra, mennyibe kerül egy archívum működtetése 50 vagy 70 évig. Nos, annyiba kerül, mint egy havi telefonbérlet, amely tartalmazza a dokumentumok mennyiségét és a tárhely nagyságát is. 10.000 iratot már 10 Euró alatt archiválhatunk.
5. Az iratok jelenlegi archiválása
Léteznek olyan iratok, amelyek esetében a törvény nem egyértelmű. Elvileg a törvény lehetővé teszi bármely dokumentum digitális formában való archiválását, ám ez a szabály nem egyértelmű a történelmi jellegű iratok leltározását illetően. A mindennapokban használt iratok, mint például szerződések, számlák és nyugták elektronikusan archiválhatók.
