5 aspecte despre arhivarea electronică din România

1. Arhivarea electronică în RomâniaNotebook mit Ordnern seitlich

Arhivarea electronică este inclusă în sistemul de management al documentelor și presupune o modalitate de gestionare simplă, în principiu. Practic, aceasta este un sistem electronic de stocare și gestionare a documentelor în interiorul unei companii. Funcționalitatea unui sistem de management al documentelor este și poate deveni destul de complexă, în funcție de tipicul activității.

În România există o lege a arhivării electronice, care acreditează persoane fizice sau juridice pentru stocarea externă a acestor documente în condiții speciale. Pe lângă arhivarea locală în interiorul companiei, aceste persoane fizice sau juridice pot beneficia de un serviciu extern de stocare a datelor, care se face pe o platformă construită și acreditată conform legii 135/2007, care reglementează regimul arhivării electronice.

În principiu, tot legea reglementează locul unde pot fi stocate aceste date. Ele trebuie să fie exclusiv pe teritoriul României, deci nu au voie să părăsească țara în proces, în niciun fel de stagiu intermediar. Aceste documente nu ies de pe teritoriul României. Serverele și mediile de stocare trebuie, la rândul lor, stocate într-un centru de date aflat pe teritoriul României, acreditat prin lege, pentru prestarea de operațiuni de arhivare electronică. Există câteva centre de date în România care dețin această acreditare. În momentul de față, noi stocăm toate echipamentele într-un asemenea centru de date, care este supus, desigur, normelor de securitate și verificărilor periodice. Ministerul pentru Societatea Informațională le acreditează și le verifică periodic, să corespundă din toate punctele de vedere.

2. Cum se desfășoară procesul de arhivare electronică

Arhivarea electronică devine obligatorie în momentul în care documentele specificate prin lege, cu regim de arhivare pe o perioadă fixă de timp, de exemplu fluturașii de salarii sau declarațiile ANAF, sunt emise în totalitate în regim electronic. Procesul nu se face în interiorul companiei, ci la un furnizor de servicii de arhivare acreditat prin lege. Acest proces de arhivare la un furnizor acreditat implică aplicarea unor semnături digitale pe documente, care garantează integritatea și autenticitatea documentelor respective. Odată emise din arhiva acestui furnizor de servicii, ele au aceeași putere juridică precum semnătura olografă, ca documentele semnate și ștampilate de mână. Ele sunt documente autentice, iar în acest fel se elimină complet necesitatea păstrării în copie, pe hârtie.

Se poate arhiva electronic orice fel de document. De fapt, noțiunea de document este puțin improprie, pentru că în sistem electronic, în IT, noi vorbim despre fișiere, fișiere care pot fi audio, media, inclusiv documente în format Office, PDF sau chiar și text. În arhivarea electronică se poate depune orice fel de format. Există niște limite impuse de procesul fizic de procesare al arhivei, care ne limitează puțin, dar în momentul de față putem arhiva documente până în ordinul a patru GB, date care înseamnă inclusiv înregistrări video cu o durată de aproximativ două, trei ore, la calitate bună.

Orice fel de fișier care se depune în această arhivă trebuie semnat digital, inclusiv înregistrările video. Este o condiție a legii. Proprietarul dreptului de dispoziție a documentului, cel care l-a emis, îl semnează electronic, iar acest lucru ne garantează nouă, arhivatorului, că persoana este autentică, că semnătura este valabilă la data la care se depune în arhivă documentul. Acesta este un proces electronic de verificare. Odată ce noi stabilim că integritatea documentului este intactă, punem la rândul nostru semnătura noastră de arhivator, prin care garantăm preluarea în arhivă, după care documentul se depune. Ulterior, când se dorește extragerea documentului, la emitere se mai semnează odată de către noi, ca arhivatori acreditați, semnătură ce garantează că documentul nu a fost modificat pe perioada cât a fost în arhivă și este autentic.

3. Arhivarea electronică la Reea

Soluția dezvoltată de Reea a trecut acreditarea, îndeplinind în acest fel toate condițiile impuse de lege. Aceasta se numește www.arhiero.ro. Este site-ul unde cei interesați pot găsi informații adiționale și ne pot contacta. Mai sunt câteva companii care oferă aceste soluții. Există un registru pe site-ul Ministerului pentru Societatea Informațională, unde sunt înregistrați toți procesatorii de arhivă electronică acreditați în România la ora actuală. Nu sunt foarte mulți, în jur de șase sau șapte, dintre care doar două sau trei companii oferă servicii pentru publicul larg și care sunt sub un anumit prag, aș putea spune, de procesare a documentelor. Deci, în general, cam toți acceptă doar volume foarte mari de arhivă. Aici am intervenit noi, încercând să ajutăm copaniile mici și mijlocii în a-și găsi un serviciu pentru aceste operațiuni.

Procesul de arhivare electronică se poate realiza practic în mod direct, prin subcontractarea serviciului de arhivare cu firma noastră. Beneficiarii acestui serviciu trebuie să dețină un certificat electronic extins, calificat, care se poate achiziționa în momentul de față de la furnizorii de servicii din România. Toate firmele și societățile comerciale dețin deja un asemenea certificat, pentru că este folosit la depunerea declarațiilor la ANAF, și nu numai. Practic, un document se semnează electronic folosind acest certificat, după care, completându-se câteva informații relative, așa numitele metadate, cum sunt data emiterii, cine este beneficiarul, cine este emitentul, anumite cuvinte cheie care se atașează documentului, se poate trimite spre arhivare, specificându-se perioada. Tehnic vorbind, acest lucru se poate face cu un soft dedicat, care știe doar acest lucru, adică îi permite unei persoane X să semneze un document și să îl trimită spre arhivare.

Cealaltă cale este integrarea cu alte softuri pe care companiile le folosesc în interior, pentru diferite operațiuni: softuri de contabilitate, gestiune, management al documentelor care le asigură o stocare locală și care, în copie, pot trimite un document spre sistemul acreditat de arhivă. Totul este transparent pentru ei, iar odată ce au aplicat semnătura digitală, documentul este gata pentru a fi preluat în arhivă.

4. Importanța arhivării electronice și costurile implicate

Pornim de la ideea securității documentelor și garantării integrității lor pe o perioadă lungă de timp. Știm cu toții, hârtia implică condiții speciale de arhivare. Furnizorii de arhivă clasică pe hârtie, trebuie și ei să îndeplinească niște condiții ce țin de costuri, de furnizorii de servicii. Doar extragerea unui document dintr-o asemenea arhivă clasică implică niște proceduri și timp destul de mare uneori, plus costuri. La arhiva electronică acreditată, practic, găsirea unui document poate fi făcută în ordinul secundelor. Odată emis, el poate fi folosit inclusiv în instanță, în cazul în care implică procese sau proceduri juridice. Din sala de judecată, teoretic, se poate intra în arhivă și extrage un asemenea document.

Dincolo de asta, există, desigur, celelalte reduceri de costuri, care implică manevrarea, transportul hârtiei, să nu mai vorbim de aspectul ecologic al problemei. Deci, avantaje sunt multiple, atunci când beneficiile se analizează și se observă în timp real.

Costurile arhivării pe termen lung sunt destul de reduse, raportat la costurile pe hârtie. Gândiți-vă la o arhivă pe 50 de ani sau pe 70 de ani, în unele situații. Vorbim despre echivalentul unui abonament la telefon, pe o lună de zile. Se iau în considerare numărul de documente și dimensiunea lor. Prețul constă în relația dintre numărul documentelor de pus în arhivă și dimensiunea acestora. La până în 10.000 de documente, costul este undeva la sub 10 euro pe lună.

5. Arhivarea fizică a documentelor, în prezent

Sunt documente cu regim special unde legea nu este prea clară asupra modalității de arhivare. În principiu, legea permite dematerializarea oricărui document aflat pe hârtie și stocarea lui în formă digitală. Vorbim despre documentele din categoria celor clasificate ca fiind istorice. Dar documentele uzuale, cum sunt contractele, facturile, chitanțele, cam tot ce se prelucrează de o companie în procent de 80%, pot fi arhivate electronic.

Write a Reply or Comment

Adresa ta de email nu va fi publicată. Câmpurile obligatorii sunt marcate cu *

my

*


Vă rugăm nu treceți date personale în secțiunea de comentarii.